Как организовать оффлайн мероприятие

Как организовать оффлайн мероприятиеВсё начинается с обдумывания названия и формата мероприятия. Деятельность должна укладываться в запланированное время, ведь площадка, как правило, берётся в аренду на определённые часы, поэтому нужно составить конкретное расписание всех этапов.

Если опыта в подобных выступлениях слишком мало, то лучше не замахиваться на большую аудиторию, тем более когда приходится быть сразу в двух ролях-спикера и организатора, можно не «потянуть».

Где искать площадку?

В первую очередь нужно поспрашивать друзей и коллег, затем пролистать тематические группы в социальных сетях. Если вообще нет никаких вариантов, то открываем городскую афишу и смотрим где будут проходить мероприятия.

Что бы чувствовать себя спокойно, подходящую площадку рекомендуется найти за 3-4 недели до начала мероприятия. В помещении должны быть окна, вентиляция и кондиционер, соответствующее количество стульев, проектор и экран, звуковое оборудование, кулер с водой, туалет.

Наибольшая доля расходов приходится на аренду площадки, поэтому не надо бояться вести переговоры с арендодателями по поводу скидок. В первую очередь следует обращать внимание на новые площадки, возможно вам позволят организовать оффлайн мероприятие вообще за бесплатно в замен на рекламу, ну или на весьма выгодных условиях.

Как продвигать мероприятия?

Обычно бюджета хватает только на самое необходимое, а на рекламу ничего не остаётся. Например можно сделать для потенциальных клиентов обязательное условие для участия-размещение анонса мероприятия на своей странице, что позволит создать вирусный эффект.

С первых продаж рекомендуется отложить немного денег на платную рекламу. Вместо таргетированной рекламы в «вконтакте», лучше размещать промопосты, которые отображаются в ленте. Главное показываться целевой аудитории, для этого можно воспользоваться сервисом targethunter. Для продажи билетов существует сервис Timepad.

Если регистрация участников сопровождается заполнением электронной почты, то всем тем, кто не оплатил заявку, желательно разослать сообщения-напоминания, в которых побольше рассказать о планируемом мероприятии.

У всех организаторов должны быть бейджы. Заказать ленты с логотипом для бейджей можно на сайте https://retraktor.ru/brendirovannyye-lenty/

Перед началом и во время мероприятия

  • Все действия лучше записать, что бы ничего не забыть и перед глазами всегда был шаблон
  • С владельцем площадки нужно заранее обсудить вопросы, связанные с настройкой оборудования, а так же уточнить, будет ли присутствовать настройщик во время самого мероприятия
  • Перед началом желательно угощать гостей вкусностями. Стоить это будет не так дорого, зато создаст особую атмосферу дружелюбности
  • Во время мероприятия должны быть перерывы на отдых
  • Обязательное наличие помощников и фотографа

После того, как всё закончиться, можно собрать отзывы клиентов в социальных сетях.