Что такое архивная обработка дел и документов?

Архивная обработка делВ процессе архивной деятельности выделяется несколько важных этапов, одним из которых считается архивная обработка дел и документов.

В этой статье мы рассмотрим, в каких ситуациях нужна такая процедура, как происходит архивная обработка дел, из каких составляющих она складывается?

Когда требуется архивная обработка дел?

Архивную обработку проводят в самых разных случаях, но самыми популярными из них считаются:

  • создание архива на предприятии или в компании;
  • передача бумаг в профессиональные хранилища, то есть на внеофисное хранение;
  • передача документов в государственные архивные фонды, например, это происходит в процессе ликвидации компании.

Как происходит архивная обработка дел?

В большинстве случаев руководство компании нанимает для проведения этих работ профессионалов. Это опытные архивисты, которые могут быстро и в строгом соответствии с законом и правилами провести данную процедуру.

Еще один вариант — справляться силами собственных сотрудников, и тут есть два способа:

  • отправить их на обучение, например, многие компании, занимающиеся архивной деятельностью, проводят такие семинары и тренинги;
  • предложить персоналу самостоятельно изучить вопрос — это не самый правильный вариант, так как он может слишком затянуться и привести к ошибкам.

Стадии архивной обработки дел и документов

Профессиональная архивная обработка дел и документов состоит из следующих этапов:

  • отбор всех бумаг, имеющихся в компании;
  • экспертиза научной и практической ценности документов, которая позволяет выявить, какие из них подлежат хранению, а какие не нужны;
  • определение срока хранения тех бумаг, которые в дальнейшем отправятся в архив;
  • оформление документов в соответствии с требованиями, изложенными в «Основных правилах работы архивов организаций»;
  • определить, имеются ли дела с истекшим сроком годности, выделить их;
  • подготовить все ненужные бумаги к профессиональному уничтожению;
  • подготовить соответствующие акты о проведенных работах.

В случае, если речь идет об архивной обработке дел при подготовке к их передаче в государственные фонды, в дальнейшем потребуется создание научно-справочного аппарата. Это также требует глубокий знаний, профессионализма и опыта, в данном случае мы настоятельно рекомендуем обращаться к специалистам. Хотя и при любой другой причине необходимости обработки, услуги знающих архивистов окажутся как нельзя кстати.